Gegevens- en procestaxonomieën

Binnen een organisatie of keten worden processen uitgevoerd waarbij gegevens worden gebruikt. Hierbij is het belangrijk dat de verschillende processen op elkaar aansluiten en dat de betekenis en kwaliteit van de gegevens geborgd is. Niet alleen nu maar ook bij veranderingen.

Het gebruik van taxonomieën voor zowel de gegevensdefinities als voor de procesdefinities is een ontwikkeling die steeds meer navolging krijgt. In Nederland heeft de overheid middels standaardisatie een eerste aanzet gegeven voor het stroomlijnen van de uitwisselingsprocessen van verantwoordingsinformatie van ondernemers aan de Belastingdienst, Kamer van Koophandel en het Bureau voor de Statistiek (Standard Business Reporting). Ook de banken hanteren deze aanpak voor het verkrijgen van de benodigde informatie voor kredietvertstrekking en –revisies. Maar ook in het buitenland zijn legio voorbeelden te noemen: in Amerika de U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) voor beursgenoteerde organisaties, in België voor de jaarrekeningen, in Australië voor belastingaangiften, etc.

In een gegevenstaxonomie worden de gegevens en hun onderlinge samenhang gedefinieerd, inclusief de van toepassing zijnde eisen, in de vorm van (validatie)regels. De gegevenstaxonomie wordt vervolgens overal gebruikt binnen de organisatie (of keten) bij de bewerking of uitwisseling van de gegevens de betekenis van de gegevens te herleiden en om te controleren (valideren) of de gegevens voldoen aan de regels. Hiertoe wordt de gegevenstaxonomie gekoppeld, gemapped, aan de bedrijfssystemen. Mocht dit niet voor alle van toepassing zijnde bedrijfssystemen mogelijk zijn, dan is de gegevenstaxonomie nog altijd een heel handig hulpmiddel bij de inhoudelijke beoordeling van de gegevens. Zeker omdat de samenhang met de bedrijfssystemen zo gewaarborgd blijft.

Een vergelijkbare aanpak is van toepassing voor de uitvoering van processen, door deze op een toegankelijke wijze eenduidig te beschrijven in een procesdefinitie is het niet alleen mogelijk dit proces, zonder tussenkomst van significante ICT-inspanningen, elektronisch en gecontroleerd uit te laten voeren maar ook om processen op elkaar te laten aansluiten.
Door het gebruik van gegevens- en procesdefinities verkrijgt een organisatie niet alleen zekerheid over de juistheid van de gegevens en de uitvoering van de processen maar wordt ook een grote mate van productiviteit verkregen omdat de processen effectiever, efficiënter en flexibeler worden. Bovendien is door het gebruik van open standaarden de acceptatiegraad van deze aanpak zeer hoog. De investeringen (zowel qua tijd als geld) voor organisaties zijn verhoudingsgewijs laag, omdat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van internationaal geaccepteerde open standaarden en open source software.